MICROSOFT EXCEL

1. Introduccion:

Entre las operaciones más interesantes que podemos realizar con las listas tenemos:

- Ordenar la los registros.

- Filtrar el contenido de la tabla por algún criterio.

- Utilizar fórmulas para la lista añadiendo algún tipo de filtrado.

- Crear un resumen de los datos.

- Aplicar formatos a todos los datos.

2. Crear una tabla

INSERTAR UNA TABLA

1. En una hoja de cálculo, seleccione el rango de celdas que desea incluir en la tabla. Las celdas pueden estar vacías o contener datos.

2.En el grupo Tablas de la ficha Insertar, haga clic en Tabla.

Método abreviado de teclado  También puede presionar CTRL+L o CTRL+T.

3. Si el rango seleccionado incluye datos que desea mostrar como encabezados de tabla, active la casilla de verificación La tabla tiene encabezados.

3. Modificar datos de una lista:

Para modificar o introducir nuevos datos en la lista podemos teclear directamente los nuevos valores sobre la lista, o bien podemos utilizar un formulario de datos. Esta segunda opción viene muy bien sobre todo si la lista es muy grande.

4. Modificar estructura de la tabla:

Se explican en este apartado las opciones que permiten al usuario modificar la estructura de una tabla, (número de filas, columnas, disposición de las celdas), una vez ya está insertada.
Todas estas operaciones se pueden realizar mediante los comandos que aparecen en el grupo de opciones Filas y columnas de la ficha Presentación de Herramientas de Tabla.

Tambien se le puede cambiar el tamaño.

5. Estilo de tabla:

 El comandoDar formato como tabla muestra una amplia galería de estilos para tablas y que se encuentran divididos en tres secciones: claro, medio y oscuro. Cada sección contiene formatos de acuerdo a la intesidad del color que describen.
Para dar formato a una tabla haz clic en cualquier celda dentro de la tabla y haz clic sobre el comando Dar formato como tabla que se encuentra dentro del grupo Estilos de la fichaInicio y se mostrará la galería de formatos disponibles:

6. Ordenar una tabla:

Puede ordenar datos por texto (A a Z o Z a A), números (de menor a mayor o de mayor a menor) y fechas y horas (de más antiguos más recientes y de más recientes a más antiguos) en una o varias columnas. También puede ordenar por una lista personalizada (como Grande, Medio y Pequeño) o por formato, incluyendo el color de celda, el color de fuente o el conjunto de iconos. La mayoría de las operaciones de ordenación son ordenaciones de columnas, pero también es posible ordenar por filas.

Ordenar por texto:

1. Seleccione una columna de datos alfanuméricos en un rango de celdas o asegúrese de que la celda activa está en una columna de tabla que contiene datos alfanuméricos.
2. En la ficha Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en Ordenar y filtrar.

3. Siga uno de los procedimientos siguientes:
• Para ordenar en orden alfanumérico ascendente, haga clic en Ordenar de A a Z.
• Para ordenar en orden alfanumérico descendente, haga clic enOrdenar de Z a A.

También puede ordenar distinguiendo las mayúsculas de las minúsculas.

Ordenar numeros:

1. Seleccione una columna de datos numéricos en un rango de celdas o asegúrese de que la celda activa está en una columna de tabla que contiene datos numéricos.
2. En la ficha Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en Ordenar y filtrar y, a continuación, siga uno de los procedimientos siguientes:
• Para ordenar de números más bajos a números más altos, haga clic en Ordenar de menor a mayor.

Para ordenar de números más altos a números más bajos, haga clic en Ordenar de mayor a menor.

Existen otras formas de ordenar en esta opcion.

7. Filtrar una tabla:

Filtrar una lista no es ni más ni menos que de todos los registros almacenados en la tabla, seleccionar aquellos que se correspondan con algún criterio fijado por nosotros.

Excel nos ofrece dos formas de filtrar una lista.

- Utilizando el Filtro (autofiltro).

- Utilizando filtros avanzados.

8. Funciones de base de datos:

FUNCIÓN	DESCRIPCIÓN
BDPROMEDIO	Devuelve el promedio de las entradas seleccionadas en la base de datos
BDCONTAR	Cuenta el número de celdas que contienen números en la base de datos
BDCONTARA	Cuenta el número de celdas no vacías de la base de datos
BDEXTRAER	Extrae de la base de datos un único registro que cumple los criterios especificados
BDMAX	Devuelve el valor máximo de las entradas seleccionadas de la base de datos
BDMIN	Devuelve el valor mínimo de las entradas seleccionadas de la base de datos
BDPRODUCTO	Multiplica los valores de un campo concreto de registros de la base de datos que cumplen los criterios especificados
BDDESVEST	Calcula la desviación estándar a partir de una muestra de entradas seleccionadas en la base de datos
BDDESVESTP	Calcula la desviación estándar en función de la población total de las entradas seleccionadas de la base de datos
BDSUMA	Agrega los números de la columna de campo de los registros de la base de datos que cumplen los criterios
BDVAR	Calcula la varianza a partir de una muestra de entradas seleccionadas de la base de datos
BDVARP	Calcula la varianza a partir de la población total de entradas seleccionadas de la base de datos

9. Crear un resumen de datos:

Cuando hablamos de crear un resumen de los datos de una tabla nos estamos refiriendo a crear subtotales agrupando los registros por alguno de los campos de la lista.

10. Criterios de filtrado:

Una vez que se ha seleccionado el campo y se ha ingresado el valor por el que se desea filtrar, se debe definir el criterio que se va a utilizar para buscar el valor en el campo. Los criterios de filtro deben seleccionarle desde la lista FILTRO. Para ello se hace click sobre el campo.

11. Funciones de bases de datos:

 Función BDCONTAR(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)

 Función BDCONTARA(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)

 Función BDMAX(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)

 Función BDMIN(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)

 Función BDPRODUCTO(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)

 Función BDPROMEDIO(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)

 Función BDSUMA(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)

 Función BDEXTRAER(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)

 Función BDVAR(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)

 Función BDVARP(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)

 Función BDDESVEST(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)

Colegio Marillac

Microsoft Excel

Noveno B

23 – septiembre de 2011

1. Introducción:

Una tabla en Excel es un conjunto de datos organizados en filas o registros, en la que la primera fila contiene las cabeceras de las columnas (los nombres de los campos), y las demás filas contienen los datos almacenados. Es como una tabla de base de datos, de hecho también se denominan listas de base de datos. Cada fila es un registro de entrada, por tanto podremos componer como máximo una lista con 255 campos y 65535 registros.

                         

excel

Introducción

Una tabla en Excel es un conjunto de datos organizados en filas o registros, en la que la primera fila contiene las cabeceras de las columnas, y las demás filas contienen los datos almacenados. Las tablas son muy útiles porque además de almacenar información, incluyen una serie de operaciones que permiten analizar y administrar esos datos de forma muy cómoda.

Entre las operaciones más interesantes que podemos realizar con las listas tenemos:

2.

-Ordenar la los registros.

-Filtrar el contenido de la tabla por algún criterio.

-Utilizar fórmulas para la lista añadiendo algún tipo de filtrado.

-Crear un resumen de los datos.

-Aplicar formatos a todos los datos.

4. Modificar Estructura de la Tabla:

Botón Office > Opciones de Excel > Personalizar, y Agregar el icono Formulario..., en la sección de Comandos que no están en la cinta de opciones.

 

5. Estilo de Tabla:

6. Ordenar Una Tabla:

ordenar por un único campo u ordenar la lista por diferentes campos a la vez.

Para hacer una ordenación simple, por ejemplo ordenar la lista anterior por el primer apellido, debemos posicionarnos en la columna del primer apellido, después podemos acceder a la pestaña Datos y pulsar sobre Ordenar y escoger el criterio de ordenación. Para ordenar la lista por más de un criterio de ordenación, por ejemplo ordenar la lista por el primer apellido más la fecha de nacimiento, en la pestaña Datos, pulsamos sobre Ordenar

 7. Filtar Una Tabla:

Los datos filtrados solamente muestran las filas que cumplen los criterios (criterios: condiciones que se especifican para limitar los registros que se incluyen en el conjunto de resultados de una consulta o un filtro.) que haya especificado y ocultan las filas que no desea ver. Tras filtrar los datos, puede copiar, buscar, modificar, aplicar formato, representar mediante gráficos e imprimir el subconjunto de datos filtrados sin tener que volver a organizarlo ni moverlo.
También puede filtrar por más de una columna. Los filtros son aditivos, lo que significa que cada filtro adicional se basa en el filtro actual y además reduce el subconjunto de datos.

MICROSOFT EXCEL 2007

 INTRODUCCIÓN: 
Es un conjunto de datos organizados en filas o registros, en la que la primera fila contiene las cabeceras de las columnas (los nombres de los campos), y las demás filas contienen los datos almacenados. Es como una tabla de base de datos, de hecho también se denominan listas de base de datos.

Las tablas son muy útiles porque además de almacenar información, incluyen una serie de operaciones que permiten analizar y administrar esos datos de forma muy cómoda.

podemos realizar con las listas tenemos:Ordenar la los registros,Filtrar el contenido de la tabla por algún criterio., Utilizar fórmulas para la lista añadiendo algún tipo de filtrado., Crear un resumen de los datos y  Aplicar formatos a todos los datos.

Las tablas de datos, ya se usaban en versiones anteriores de Excel,

2. Crear un tabla

1.Seleccionar el rango de celdas  que queremos incluir en la lista.

2 .Seleccionar del Tabla en la pestaña Insertar

3.En este aparecerá el cuadro De crear tabla   y desde ahí se seleccionan previamente las celdas  

4.- Si en el rango seleccionado hemos incluido la fila de cabeceras , activaremos la casilla de verificación La lista tiene encabezados.

5. Al final hacer clic en Aceptar.

6. aparecerá la hoja del calculo con propio formato

3. Modificar datos de una lista

Para modificar o introducir nuevos datos en la tabla

Un formulario de datos es un cuadro de diálogo que permite al usuario escribir o mostrar con facilidad una fila entera de datos .Para abrir el formulario de datos, tenemos que posicionarnos en la lista para que esté activa, y pulsar en el iconoFormulario .

Como esta opción no está directamente disponible en la Cinta de opciones, podemos añadirla a la Barra de acceso rápido, de la forma que ya vimos. Pulsando el Botón Office > Opciones de Excel > Personalizar, y Agregar.

Para cambiar los datos de un registro, primero nos posicionamos sobre el registro, luego rectificamos los datos que queramos (para desplazarnos por los campos podemos utilizar las teclas de tabulación), si nos hemos equivocado y no queremos guardar los cambios hacemos clic en el botón Restaurar, si queremos guardar los cambios pulsamos la tecla Intro.

4. COMO MODIFICAR ESTRUCTURA DE LA TABLA

•Pulsando en el icono Cambiar tamaño de la tabla, podemos seleccionar un nuevo rango de datos. Pero si la tabla contiene encabezados, estos deben permanecer en la misma posición, así que sólo podremos aumentar y disminuir filas. •Podemos modificar directamente el rango de filas y columnas, estirando o encogiendo la tabla desde su esquinaSi necesitamos insertar filas y columnas entre las filas existentes de la tabla, nos posicionaremos en la primera celda que queremos desplazar y elegiremos la opción correspondiente desde el menú Insertar, en la pestaña de Inicio o en el menú contextual de la tabla inferior derecha.  Si necesitamos insertar filas y columnas entre las filas existentes de la tabla, nos posicionaremos en la primera celda que queremos desplazar y elegiremos la opción correspondiente desde el menú Insertar, en la pestaña de Inicio o en el menú contextual de la tabla. •Para eliminar la tabla completa, seleccionamos toda la tabla y pulsamos SUPR. Si deseamos eliminar la estructura d ela tabla, pero conservar los datos en la hoja, entonces pulsamos  en la pestaña de Diseño de la tabla 5.ESTILO DE LA TABLA.  dar una combinación de colores a la tabla que resulte elegante, es escogiendo uno de los estilos predefinidos, disponibles en la pestaña Diseño de la tabla. En Opciones de estilo de la tabla, podemos marcar o desmarcar otros aspectos, como que las columnas o filas aparezcan remarcadas con bandas, o se muestre un resaltado especial en la primera o última columna 6.ORDENAR UNA TABLA. Para hacer una ordenación simple, por ejemplo ordenar la lista anterior por el primer apellido, debemos posicionarnos en la columna del primer apellido, después podemos acceder a la pestaña Datos y pulsar sobre Ordenar... y escoger el criterio de ordenación o bien pulsar sobre uno de los botones  de la sección Ordenar y filtrar para que la ordenación sea ascendente o descendente respectivamente. Estos botones también están disponibles al desplegar la lista que aparece pulsando la pestaña junto al encabezado de la columna. Para ordenar la lista por más de un criterio de ordenación, por ejemplo ordenar la lista por el primer apellido más la fecha de nacimiento, en la pestaña Datos, pulsamos sobre Ordenar... nos aparece el cuadro de diálogoOrdenar donde podemos seleccionar los campos por los que queremos ordenar (pulsando Agregar Nivel para añadir un campo), si ordenamos según el valor de la celda, o por su color o icono (en Ordenar Según), y el Criterio de ordenación, donde elegimos si el orden es alfabético (A a Z o Z a A) o sigue el orden de una Lista personalizada. Por ejemplo, si en la columna de la tabla se guardan los nombres de días de la semana o meses, la ordenación alfabética no sería correcta, y podemos escoger una lista donde se guarden los valores posibles, ordenados de la forma que creamos conveniente, y así el criterio de ordenación seguirá el mismo patrón. 7.FILTRAR UNA TABLA Filtrar una lista no es ni más ni menos que de todos los registros almacenados en la tabla, seleccionar aquellos que se correspondan con algún criterio fijado por nosotros. Excel nos ofrece dos formas de filtrar una lista. - Utilizando el Filtro (autofiltro). - Utilizando filtros avanzados.  Utilizar el Filtro.

MICROSOFT EXCEL 2007

INTODUCCION:
Una tabla en Excel es un conjunto de datos organizados en filas o registros, en la que la primera fila contiene las cabeceras de las columnas, y las demás filas contienen los datos almacenados.

Las tablas son muy útiles porque además de almacenar información, incluyen una serie de operaciones que permiten analizar y administrar esos datos de forma muy cómoda.

Entre las operaciones más interesantes que podemos realizar con las listas tenemos:

- Ordenar la los registros.

- Filtrar el contenido de la tabla por algún criterio.

- Utilizar fórmulas para la lista añadiendo algún tipo de filtrado.

- Crear un resumen de los datos.

- Aplicar formatos a todos los datos.

CREAR UNA TABLA:

Para crear una lista tenemos que seguir los siguientes pasos:

- Seleccionar el rango de celdas (con datos o vacías) que queremos incluir en la lista.

- Seleccionar del Tabla en la pestaña Insertar.

Aparecerá a continuación el cuadro de diálogo Crear tabla .

Si en el rango seleccionado hemos incluido la fila de cabeceras (recomendado), activaremos la casilla de verificación La lista tiene encabezados.

- Al final hacer clic en Aceptar.

Al cerrarse el cuadro de diálogo, podemos ver que en la banda de opciones aparece la pestaña Diseño, correspondiente a las Herramientas de tabla:

Y en la hoja de cálculo aparece en rango seleccionado con el formato propio de la tabla.

MODIFICAR DATOS DE UNA LISTA

Para modificar o introducir nuevos datos en la lista podemos teclear directamente los nuevos valores sobre la lista, o bien podemos utilizar un formulario de datos. Esta segunda opción viene muy bien sobre todo si la lista es muy grande.

Veamos un ejemplo, tenemos la siguiente lista con información de nuestros amigos.

Un formulario de datos es un cuadro de diálogo que permite al usuario escribir o mostrar con facilidad una fila entera de datos (un registro).

MODIFICAR ESTRUCTURA DE LA TABLA

Para modificar o introducir nuevos datos en la tabla podemos teclear directamente los nuevos valores en ella, o bien podemos utilizar un formulario de datos. Esta segunda opción viene muy bien sobre todo si la lista es muy grande.
Veamos un ejemplo, tenemos la siguiente lista con información de nuestros amigos.
Un formulario de datos es un cuadro de diálogo que permite al usuario escribir o mostrar con facilidad una fila entera de datos (un registro).

ESTILO DE LA TABLA 

Una forma fácil de dar una combinación de colores a la tabla que resulte elegante, es escogiendo uno de los estilos predefinidos, disponibles en la pestaña Diseño de la tabla.

En Opciones de estilo de la tabla, podemos marcar o desmarcar otros aspectos, como que las columnas o filas aparezcan remarcadas con bandas, o se muestre un resaltado especial en la primera o última columna.

Las bandas y resaltados dependerán del estilo de la tabla.

Por lo demás, a cada celda se le podrán aplicar los colores de fuente y fondo, fondo condicional, etc. que a cualquier celda de la hoja de cálculo.

ORDENAR UNA TABLA

Para ordenar los datos de una tabla lo haremos de la misma forma que ordenamos los datos en celdas sin ninguna estructura: a través de los botones situados en la pestaña Datos, o bien desde el botón

.

La única diferencia será que, al estar los datos tan bien delimitados, la ordenación siempre se realizará sobre la propia tabla y no sobre columnas completas.

Pero además, si nos fijamos en los encabezados de la propia tabla, vemos que contienen una pequeña flecha en el lateral derecho. Si la pulsamos se despliega un menú que nos proporciona las opciones rápidas de ordenación, así como la posibilidad de ordenar por colores.

La ordenación por colores no incluye los colores predefinidos de la tabla, como la que se ve en la imagen que alterna el color de las filas entre blanco y azul. Sino que afecta a las que han sido coloreadas de forma explícita, para destacarlas por algún motivo.

FILTRAR UNA TABLA

Filtrar una lista no es ni más ni menos que de todos los registros almacenados en la tabla, seleccionar aquellos que se correspondan con algún criterio fijado por nosotros.
Excel nos ofrece dos formas de filtrar una lista.

- Utilizando el Filtro (autofiltro).

Para utilizar el Filtro nos servimos de las listas desplegables asociadas a las cabeceras de campos (podemos mostrar u ocultar el autofiltro en la pestaña Datos, marcando o desmarcando el botón Filtro).

FUNCIONES DE BASE DE DATOS

Microsoft Excel incluye funciones de hoja de cálculo que analizan los datos almacenados en listas o bases de datos. Cada una de estas funciones, denominadas colectivamente funciones BD, usa tres argumentos:

base de datos, nombre de campo y criterios.
Estos argumentos se refieren a los rangos de la hoja de cálculo empleados en la función para base de datos.

CREAR UN RESUMEN DE DATOS

Cuando hablamos de crear un resumen de los datos de una tabla nos estamos refiriendo a crear subtotales agrupando los registros por alguno de los campos de la lista.
Por ejemplo si tenemos una lista de niños con los campos nombre, dirección, localidad y edad; podemos obtener un resumen de la edad media de los niños por localidad.
Otro ejemplo, el que te enseñamos abajo, disponemos de una lista de vehículos clasificados por marca y modelo; y queremos averiguar el coste total de cada marca.

Para agregar los subtotales automáticamente debemos situarnos sobre una celda cualquiera de la lista y marcar la opción Fila de totales en las Opciones de estilo de tabla, en la pestaña Diseño.

Al seleccionar una celda de la fila de totales, aparece una pestaña con una lista de las funciones que podemos usar para calcular el total de esa columna.

Se puede mejorar el resumen y los subtotales de la tabla utilizando los esquemas que ya vimos, o las tablas dinámicas, que veremos en el tema siguiente.

DEFINIR CRITERIO DE FILTRADO

Para formar las condiciones que vayamos a utilizar en el parámetro rango criterios, debemos reservar una zona en nuestra hoja de cálculo para dichas condiciones, zona que llamaremos zona de criterios.
En esta zona tendremos que tener en una fila los encabezados de los campos de la lista que intervienen en la condición, (lo mejor es copiarlos de la lista) y debajo indicaremos las condiciones.