INTODUCCION:
Una tabla en Excel es un conjunto de datos organizados en filas o registros, en la que la primera fila contiene las cabeceras de las columnas, y las demás filas contienen los datos almacenados.
CREAR UNA TABLA:
Si en el rango seleccionado hemos incluido la fila de cabeceras (recomendado), activaremos la casilla de verificación La lista tiene encabezados.
Para modificar o introducir nuevos datos en la tabla podemos teclear directamente los nuevos valores en ella, o bien podemos utilizar un formulario de datos. Esta segunda opción viene muy bien sobre todo si la lista es muy grande.
Veamos un ejemplo, tenemos la siguiente lista con información de nuestros amigos.
Un formulario de datos es un cuadro de diálogo que permite al usuario escribir o mostrar con facilidad una fila entera de datos (un registro).
Para ordenar los datos de una tabla lo haremos de la misma forma que ordenamos los datos en celdas sin ninguna estructura: a través de los botones 
situados en la pestaña Datos, o bien desde el botón
.
La única diferencia será que, al estar los datos tan bien delimitados, la ordenación siempre se realizará sobre la propia tabla y no sobre columnas completas.
Filtrar una lista no es ni más ni menos que de todos los registros almacenados en la tabla, seleccionar aquellos que se correspondan con algún criterio fijado por nosotros.
Excel nos ofrece dos formas de filtrar una lista.
Una tabla en Excel es un conjunto de datos organizados en filas o registros, en la que la primera fila contiene las cabeceras de las columnas, y las demás filas contienen los datos almacenados.
Las tablas son muy útiles porque además de almacenar información, incluyen una serie de operaciones que permiten analizar y administrar esos datos de forma muy cómoda.
Entre las operaciones más interesantes que podemos realizar con las listas tenemos:
- Ordenar la los registros.- Filtrar el contenido de la tabla por algún criterio.- Utilizar fórmulas para la lista añadiendo algún tipo de filtrado.- Crear un resumen de los datos.- Aplicar formatos a todos los datos.
CREAR UNA TABLA:
Para crear una lista tenemos que seguir los siguientes pasos:
- Seleccionar el rango de celdas (con datos o vacías) que queremos incluir en la lista.- Seleccionar del Tabla en la pestaña Insertar.
Aparecerá a continuación el cuadro de diálogo Crear tabla .
- Al final hacer clic en Aceptar.
Al cerrarse el cuadro de diálogo, podemos ver que en la banda de opciones aparece la pestaña Diseño, correspondiente a las Herramientas de tabla:
Y en la hoja de cálculo aparece en rango seleccionado con el formato propio de la tabla.
MODIFICAR DATOS DE UNA LISTA
Para modificar o introducir nuevos datos en la lista podemos teclear directamente los nuevos valores sobre la lista, o bien podemos utilizar un formulario de datos. Esta segunda opción viene muy bien sobre todo si la lista es muy grande.
Veamos un ejemplo, tenemos la siguiente lista con información de nuestros amigos.
Un formulario de datos es un cuadro de diálogo que permite al usuario escribir o mostrar con facilidad una fila entera de datos (un registro).
MODIFICAR ESTRUCTURA DE LA TABLA
Veamos un ejemplo, tenemos la siguiente lista con información de nuestros amigos.
Un formulario de datos es un cuadro de diálogo que permite al usuario escribir o mostrar con facilidad una fila entera de datos (un registro).
ESTILO DE LA TABLA
Una forma fácil de dar una combinación de colores a la tabla que resulte elegante, es escogiendo uno de los estilos predefinidos, disponibles en la pestaña Diseño de la tabla.
En Opciones de estilo de la tabla, podemos marcar o desmarcar otros aspectos, como que las columnas o filas aparezcan remarcadas con bandas, o se muestre un resaltado especial en la primera o última columna.
Las bandas y resaltados dependerán del estilo de la tabla.
Por lo demás, a cada celda se le podrán aplicar los colores de fuente y fondo, fondo condicional, etc. que a cualquier celda de la hoja de cálculo.
ORDENAR UNA TABLA
situados en la pestaña Datos, o bien desde el botón.La única diferencia será que, al estar los datos tan bien delimitados, la ordenación siempre se realizará sobre la propia tabla y no sobre columnas completas.
Pero además, si nos fijamos en los encabezados de la propia tabla, vemos que contienen una pequeña flecha en el lateral derecho. Si la pulsamos se despliega un menú que nos proporciona las opciones rápidas de ordenación, así como la posibilidad de ordenar por colores.
La ordenación por colores no incluye los colores predefinidos de la tabla, como la que se ve en la imagen que alterna el color de las filas entre blanco y azul. Sino que afecta a las que han sido coloreadas de forma explícita, para destacarlas por algún motivo.
FILTRAR UNA TABLA
Excel nos ofrece dos formas de filtrar una lista.
- Utilizando el Filtro (autofiltro).Para utilizar el Filtro nos servimos de las listas desplegables asociadas a las cabeceras de campos (podemos mostrar u ocultar el autofiltro en la pestaña Datos, marcando o desmarcando el botón Filtro).
FUNCIONES DE BASE DE DATOS
Microsoft Excel incluye funciones de hoja de cálculo que analizan los datos almacenados en listas o bases de datos. Cada una de estas funciones, denominadas colectivamente funciones BD, usa tres argumentos:
base de datos, nombre de campo y criterios.
Estos argumentos se refieren a los rangos de la hoja de cálculo empleados en la función para base de datos.
Cuando hablamos de crear un resumen de los datos de una tabla nos estamos refiriendo a crear subtotales agrupando los registros por alguno de los campos de la lista.
Por ejemplo si tenemos una lista de niños con los campos nombre, dirección, localidad y edad; podemos obtener un resumen de la edad media de los niños por localidad.
Otro ejemplo, el que te enseñamos abajo, disponemos de una lista de vehículos clasificados por marca y modelo; y queremos averiguar el coste total de cada marca.
Para agregar los subtotales automáticamente debemos situarnos sobre una celda cualquiera de la lista y marcar la opción Fila de totales en las Opciones de estilo de tabla, en la pestaña Diseño.
Al seleccionar una celda de la fila de totales, aparece una pestaña con una lista de las funciones que podemos usar para calcular el total de esa columna.
Se puede mejorar el resumen y los subtotales de la tabla utilizando los esquemas que ya vimos, o las tablas dinámicas, que veremos en el tema siguiente.
Para formar las condiciones que vayamos a utilizar en el parámetro rango criterios, debemos reservar una zona en nuestra hoja de cálculo para dichas condiciones, zona que llamaremos zona de criterios.
En esta zona tendremos que tener en una fila los encabezados de los campos de la lista que intervienen en la condición, (lo mejor es copiarlos de la lista) y debajo indicaremos las condiciones.
Estos argumentos se refieren a los rangos de la hoja de cálculo empleados en la función para base de datos.
CREAR UN RESUMEN DE DATOS
Por ejemplo si tenemos una lista de niños con los campos nombre, dirección, localidad y edad; podemos obtener un resumen de la edad media de los niños por localidad.
Otro ejemplo, el que te enseñamos abajo, disponemos de una lista de vehículos clasificados por marca y modelo; y queremos averiguar el coste total de cada marca.
Al seleccionar una celda de la fila de totales, aparece una pestaña con una lista de las funciones que podemos usar para calcular el total de esa columna.
DEFINIR CRITERIO DE FILTRADO
En esta zona tendremos que tener en una fila los encabezados de los campos de la lista que intervienen en la condición, (lo mejor es copiarlos de la lista) y debajo indicaremos las condiciones.
No hay comentarios:
Publicar un comentario